ดูหน้า

Leadership Skills - การกำหนดหน้าที่งานให้มีประสิทธิภาพ

การกำหนดหน้าที่งานให้มีประสิทธิภาพ

(Smart Job Description)

ดาวน์โหลดไฟล์ PDF

 

 หลักการและเหตุผล

ปัญหาอันดับต้นๆ ที่สะท้อนมาจากบุคลากรในองค์กร แทบจะทุกระดับชั้น คือ หน้าที่ไม่ชัดเจน หรือ ถ้ามองอีกมุมหนึ่ง เราอาจเรียกได้ว่า หน้าที่ชัดเกินไป แต่ไม่ครอบคลุม คือหลายคนต่างก้มหน้าก้มตา ทํางานส่วนที่เข้าใจว่าเป็นงานของตัวเอง แต่พอมีงานส่วนที่ไม่ได้ระบุไว้ว่าเป็นหน้าที่ใคร ประเภทงานขอ ความร่วมมือ งานฝาก หรืองานที่อยู่ระหว่างรอยต่อของหน่วยงาน หลายคนกลับปฏิเสธที่จะทําโดยมี เหตุผลเรื่องงานยุ่งเป็นข้ออ้าง ซึ่งอาจทําให้งานสะดุด หรือเกิดปัญหา

ปัญหาเรื่อง การกําหนดหน้าที่ไม่ชัดเจน ไม่ใช่ปัญหาเล็กน้อย เพราะมันเป็นสาเหตุหนึ่งของความ ขัดแย้งกันภายในองค์กร เนื่องจากโทษกันไปโทษกันมา มันคือสาเหตุของประสิทธิภาพ คุณภาพผลงาน ที่สูญเสียไป เนื่องจากการประสานงานกันระหว่างบุคคล หรือการประสานระหว่างหน่วยงาน ไม่ดีเท่าที่ควร ส่งผลให้องค์กรไม่สามารถเติบโตได้ตามเป้าหมาย ซึ่งหากตีเป็นมูลค่าความเสียหายจากการจัดหน้าที่ จัด ระบบงานไม่ดี ก็จะพบว่าเป็นต้นทุนสูญเปล่า ที่ไม่น้อยเลยที่เดียว

และอีกประการที่สําคัญ ใบกําหนดหน้าที่งาน หรือ Job Description (JD) เป็นข้อมูลพื้นฐาน ที่ใช้ ในการออกแบบระบบอื่นๆอีกหลายตัว เช่น การประเมินผลงาน การเลื่อนตําแหน่ง การวางแผนฝึกอบรม การจ่ายผลตอบแทน ดังนั้นถ้าจัดใบกําหนดหน้าที่งาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะส่งผลดีต่อส่วนอื่นๆไป ด้วย

ดังนั้นในทุกองค์กร ควรมีการออกแบบใบกําหนดหน้าที่งาน (Job Description (ID)) ให้ถูกต้อง และครบถ้วน ครอบคลุม มีที่มาที่ไปสอดคล้องกันทั้งระบบ และ สามารถตรวจสอบได้ง่าย เพื่อป้องกัน ความซ้ําซ้อน แก้ปัญหาความไม่เหมาะสมในการแบ่งงาน ซึ่งจะเป็นพื้นฐานให้สามารถพัฒนาองค์กร ได้ อย่างมั่นคงยั่งยืนต่อไป

 

 วัตถุประสงค์

2.1) ให้เข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร ว่าส่วนใดบ้างที่เกี่ยวเนื่องมาจาก ใบกําหนดหน้าที่งาน

2.2) เพื่อให้เข้าใจถึง เหตุผล ที่มาที่ไป หลักในการจัดทําใบกําหนดหน้าที่งานที่ถูกต้อง เพื่อ สามารถออกแบบ ให้ตรงตามวัตถุประสงค์ และสามารถแก้ปัญหาการทํางานของบุคลากรในองค์กร ได้อย่างแท้จริง

2.3) เพื่อให้ทํา JD ได้อย่างครอบคลุม ครบถ้วน ยืดหยุ่นได้ และไม่ซ้ําซ้อน สามารถใช้งานได้อย่าง แท้จริงอย่างมีประสิทธิภาพ สูงสุด

2.4) สามารถจัดทํา ใบกําหนดหน้าที่งาน ในรูปแบบ Smart JD เข้าใจง่าย กระชับ ครบถ้วน ตรวจสอบได้ และสามารถนําไปใช้อ้างอิง เพื่อจัดทําระบบอื่นๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2.5) สามารถช่วยป้องกันและลดความขัดแย้งของบุคลากรในหน่วยงาน เนื้อจากหน้าที่ไม่ชัดเจน และ ส่งเสริมการทํางานร่วมกันของแต่ละหน่วยงานอย่างราบรื่น โดยยึดหลักของผลงานขององค์กร เป็นสําคัญ

 

 เนื้อหา

ส่วนที่ 1 เข้าใจปัญหาองค์กร ที่เกิดจาก JD และ เข้าใจความสําคัญของการทํา JD ที่ถูกต้อง

1.1) ระบายปัญหา อะไรบ้างที่ไม่ชัดเจนในการทํางาน

1.2) การทา JD สาคัญอย่างไร มีประโยชน์อะไรบ้าง

1.3) ทํา JD จะช่วยแก้ปัญหาอะไรบ้าง

1.4) การทํางานที่ดี ต้องมีทั้งระบบ และ ความสามัคคี มีน้ําใจไมตรีต่อกัน

 

ส่วนที่ 2 เข้าใจการออกแบบ JD ที่ถูกต้อง ตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์กร

2.1) JD ที่ดีต้องมีลักษณะอย่างไร

2.2) หลักการ และขั้นตอนการออกแบบ JD ครบถ้วน ครอบคลุม ไม่ซ้ําซ้อน ถูกต้อง

2.3) โครงสร้างสําคัญ ของการทํา JD ที่มีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์การทํางานได้อย่างแท้จริง

 

ส่วนที่ 3 การทํา Smart JD

3.1) Smart JD คืออะไร ดีกว่าทํา JD แบบเดิมอย่างไร

3.2) รูปแบบของ Smart JD

3.3) สร้าง Smart JD ต้นแบบของหน่วยงาน กระจาย JD สู่พนักงานอย่างครบถ้วน

 

ส่วนที่ 4 การนํา Smart JD ไปประยุกต์ใช้กับงานอื่นๆ

4.1) Smart JD มีประโยชน์กับใคร ใช้ทําอะไรได้บ้าง

4.2) การใช้ Smart JD ในทางปฏิบัติ

 

 รูปแบบการฝึกอบรม

สไตล์การบรรยาย แบบ ฮาสนุก ตื่นเต้น บวก การกระตุ้นสร้างแรงจูงใจ เป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัววิทยากร

กิจกรรม เน้นกิจกรรมที่ให้ผู้เข้าอมรม ร่วมคิดร่วมทํา ที่ตรงตามการนําใช้กับการทํางานจริง

  • บรรยาย 35 %
  • กิจกรรมกลุ่ม 65 %

 

 ประโยชน์ที่องค์กร และ ผู้เข้าอบรมจะได้รับ

7.1) เข้าใจหน้าที่ บทบาท ที่ชัดเจนของตัวเองและผู้ใต้บังคับบัญชาในหน่วยงานรวมถึงหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติสอดคล้องหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

7.2) แก้ปัญหาการทํางานที่ซ้ําซ้อน กรอบงานที่ไม่ชัดเจน ไม่ครบถ้วน ป้องกันความขัดแย้ง แก้ไขช่องโหว่ของหน้าที่

7.3) ทําให้กระบวนการทํางาน ร่วมกันระหว่างหน่วยงาน เป็นระบบที่ชัดเจนมีประสิทธิภาพมากขึ้น

7.4) องค์กรสามารถทํา Smart JD มาตรฐาน ง่าย ได้ผล นําไปใช้ประโยชน์กับงานส่วนอื่นๆ ได้

 

 เหมาะสำหรับ

ผู้จัดการ ผู้ช่วยผู้จัดการ, Supervisor, หัวหน้างาน


12 มีนาคม 2563

ผู้ชม 1023 ครั้ง

Engine by shopup.com